Microsoft Project یک نرم افزار مدیریت پروژه است که تحت مجموعه Microsoft Office مارک گذاری شده است. این برنامه به کاربران اجازه می دهد تمام جنبه های مدیریت یک پروژه ، از جمله بودجه بندی ، زمان بندی و مدیریت منابع را کنترل کنند. به همین دلیل ، این نرم افزار به شدت در صنایع ساختمان و مهندسی استفاده می شود. یکی از مهمترین اما غالباً بخش هایی از فرایند مدیریت پروژه ، تخصیص صحیح منابع است. پس از ایجاد برنامه پروژه ، معمولاً باید تغییر داده شود تا از اختصاص بیش از حد یک منبع خاص (به عنوان مثال ، یک پیمانکار فرعی) جلوگیری شود ، که باعث می شود برنامه زمانبندی شود. دانستن نحوه تخصیص منابع در Microsoft Project به شما کمک می کند تا از ابتدا تا انتهای پروژه خود را تحت کنترل داشته باشید.
مراحل
مرحله 1. هنگام برآورد مدت زمان انجام کار ، در دسترس بودن منابع را در نظر بگیرید
این مرحله بسیار مهم است اما اغلب نادیده گرفته می شود. منابع باید در حین ساخت برنامه در نظر گرفته شوند ، نه فقط بعد از آن. توجه ویژه ای به کارهای همزمان (آنهایی که همزمان انجام می شوند) که از منابع یکسانی استفاده می کنند ، داشته باشید. به عنوان مثال ، ممکن است به درستی فرض کنید که دیوارهای داخلی و خارجی ساختمان را می توان به طور همزمان قاب بندی کرد. اگر فقط 1 نجار در پروژه دارید ، این امکان پذیر نخواهد بود.
برآورد مدت زمان کار خود را با برآورد تعداد کل نیازهای انسان به ساعت برای انجام کار آغاز کنید. با تمرکز بر ساعات انسانی و نه کل روزهای کاری ، تعداد منابع مورد نیاز را در نظر می گیرید
مرحله 2. تمام منابع خود را ایجاد و سازماندهی کنید
بهترین راه برای سازماندهی منابع از طریق برگه منابع است. برای دسترسی به این برگه ، روی منوی "View" کلیک کرده و "Resource Sheet" را انتخاب کنید. اطمینان حاصل کنید که همه منابع شما دارای نام واضح هستند و مطمئن شوید که حداقل نوع منبع را مشخص کرده اید.
- منابع "کار" مفیدترین هستند و باید برای طبقه بندی افرادی که زمان خود را صرف انجام وظایف می کنند مورد استفاده قرار گیرد. در یک پروژه کوچک ، این نوع منابع می تواند به هر یک از اعضای تیم با نام اشاره شود. در پروژه بزرگتر ، این منبع می تواند پیمانکاران فرعی مختلف را مشخص کنید
- منابع "مواد" باید به موادی اشاره شود که در طول کار مصرف می شوند ، مانند چوب ، میخ و بنزین.
- ost هزینه "منابع باید برای ردیابی منابعی که نرخ هزینه مشخصی به آنها اضافه شده است مورد استفاده قرار گیرد. نرخ روزانه اجاره جرثقیل یا تریلر می تواند به عنوان یک منبع هزینه پیگیری شود.
مرحله 3. هر وظیفه کاری را به یک منبع اختصاص دهید
پس از ایجاد برنامه در نمای نمودار گانت ، باید مشخص کنید که کدام منابع با هر کار مرتبط است. برای انجام این کار ، خط وظیفه را در پانل سمت چپ پیدا کنید و روی سلول در ستون "منبع" کلیک کنید. یک منوی کشویی ظاهر می شود که شامل تمام منابعی است که ایجاد کرده اید. منبع مناسب را انتخاب کنید ؛ به عنوان مثال ، می توان منبع "برقکار" را به وظیفه ای با نام "وسایل روشنایی سیم" اختصاص داد.
مرحله 4. تخصیص منابع را در نمای نمودار منابع بررسی کنید
پس از ایجاد برنامه خود و اختصاص منابع ، می توانید تخصیص بیش از حد را بررسی کنید. برای انجام این کار ، روی "View" کلیک کرده و "Graph Resource" را انتخاب کنید. به شما اجازه داده می شود که هر منبع را انتخاب کرده و تخصیص آن را در طول پروژه مشاهده کنید. هر روز کاری در امتداد محور افقی نشان داده می شود و استفاده از منابع به صورت درصدی در امتداد محور عمودی بیان می شود.
- هر نقطه ای که بیش از 100 درصد از منبع استفاده کند ، نشان دهنده تخصیص بیش از حد است (به این معنی که منبع احتمالاً نمی تواند تمام وظایف محوله را در زمان معین انجام دهد). تخصیص بیش از حد با رنگ قرمز نشان داده شده است. برای رفع این مشکل ، مدت زمان کار را افزایش دهید ، منابع بیشتری را به وظایف اختصاص دهید یا کارهای همزمان را تغییر دهید تا همپوشانی کمتری ایجاد شود.
- هر نقطه ای که در آن از منابع بسیار کم استفاده می شود ممکن است به عدم تخصیص ناکارآمد اشاره شود. کاهش مدت زمان انجام کار یا استفاده از منابع کل کمتر را در نظر بگیرید.
